Documentos que precisa de enviar com as suas encomendas em Portugal e Espanha

Com tudo em que um proprietário de loja online deve pensar ao começar o seu negócio, não é de estranhar que certos processos, ações ou mesmo documentação fiquem em falta pelo caminho. Ainda mais, se é a primeira vez que se lança como empreendedor.

Com o tempo, as pessoas aprendem com a experiência e, além disso, podem aprender também com a experiência de outras pessoas.

Hoje queremos abordar um desses tópicos, que as pessoas normalmente esquecem até que é tarde demais. A documentação de envios e alfândega para os pedidos do seu comércio eletrónico. Sim, pode parecer lógico, fácil e simples inicialmente, certo? No entanto, muitas lojas online não percebem que precisam de anexar alguns papéis juntamente com os pedidos quando os enviam até que é tarde demais, e a encomenda está a bater de volta na porta do armazém.

Uma coisa que devemos mencionar antes mesmo de começar é que parte da papelada que terá de providenciar pode variar dependendo do país/local de origem e destino; também é necessário prestar atenção ao conteúdo da sua embalagem – existem produtos que podem não ser permitidos noutros países.

Vamos concentrar-nos principalmente em Espanha e Portugal, já que estes dois países são a localização da maioria dos nossos clientes, e vamos ajudá-lo a seguir os princípios básicos deste artigo. No entanto, é preciso clarificar que, embora o nosso objetivo com este artigo seja ajudar, a principal responsabilidade de conhecer e estar ciente das documentações de que as remessas precisam, é de cada loja online.

Ao enviar seus pedidos nacionalmente

Existem alguns detalhes básicos de que não se esquece ao enviar os seus pedidos, certo? Como colocar o produto dentro da caixa ou colar a etiqueta no lugar certo, por exemplo. É óbvio. Bem, com a documentação de envio acontece exatamente o mesmo. Se se lembra sempre de colocar a etiqueta no pacote, não deve esquecer-se de alguns documentos.

Um muito importante é a fatura, comercial ou proforma. Ambas diferem das faturas normais, pelo que vamos explicar brevemente o que são.

Fatura comercial: documento comercial usado como declaração aduaneira, para determinar o valor das mercadorias importadas ou exportadas. Deve incluir informações específicas, como partes envolvidas na transação de envio, descrição das mercadorias que estão a ser transportadas, país de fabrico, peso, etc. Também pode ser necessário para fins de pagamento.

Fatura proforma: documento comercial usado como fatura preliminar enviada aos compradores antes do envio. Muitas vezes é necessária em transações internacionais e tem fins alfandegários. Contém informações como quantidade de mercadorias, valor, peso, transporte, etc. Não são um pedido ou exigência de pagamento.

Aqui estão os elementos básicos que precisa de incluir na sua fatura:

• Número da fatura e data.
• Número de expedidor/exportador e endereço.
• Moeda, valor unitário e valor total e impostos aplicáveis.
• Descrição dos bens.
• Dados de destino, endereço do importador.
• Condições de pagamento.

Em geral, todos os pedidos enviados devem incluir, no mínimo, este documento.

As informações anteriores são necessárias ao enviar um produto dentro de um dado país, ou seja, num envio nacional. Nesses casos, não é necessária nenhuma documentação aduaneira. No entanto, há sempre exceções, certo? Bem… aqui estão elas:

Documentação alfandegária em envios nacionais

Há algumas informações adicionais que, para os nossos casos com Portugal e Espanha, talvez seja necessário adicionar ao envio no seu próprio território, quando os pedidos são enviados para ilhas ou enclaves.

Para essas situações de remessa, vai precisar de incluir nos seus pedidos a seguinte documentação:

• Fatura comercial ou proforma – como mencionamos anteriormente, esses são documentos alfandegários que são exigidos sempre neste tipo de envio.
• Origem das mercadorias – faz referência ao local onde o produto foi fabricado.
• Meios de transporte – depende do seu negócio e das diferentes opções às quais tem acesso, mas, em geral, as mais comuns são avião ou barco.
• Códigos Incoterms – são códigos comerciais internacionais para especificar termos e condições da entrega. (não é obrigatório)
• Declaração de exportação do remetente (S.E.D) – Este é um documento necessário para que o pacote possa sair do país de origem.
• Documento de Transporte – documento aduaneiro usado em Portugal para informar e registar informações importantes sobre a remessa, tais como origem e destino, serviços de transporte empregados, etc.
• Solicitação DUA de exportação (DCAF) [DUA Export Request] – documento aduaneiro necessário em Espanha, ao enviar produtos com valor superior a 10.000 € para as ilhas.

Documentação alfandegária em envios internacionais

O que acontece quando precisa de enviar o seu produto para o exterior? Pode encontrar situações diferentes, dependendo de um fator: se o envio vai ser feito dentro ou fora da EU.

Transações intracomunitárias (dentro da EU)

Considerando todos os diferentes acordos que os países da União Europeia alcançaram, as informações e a documentação essenciais que é necessário incluir ao enviar os seus pedidos são:

• Fatura comercial ou proforma – documentos aduaneiros necessários.
• Origem das mercadorias – local de fabricação.
• Meios de transporte – avião, barco, camião, etc.
• Códigos Incoterms – são códigos comerciais internacionais para especificar termos e condições da entrega. (não é obrigatória)
• Declaração de exportação do remetente (S.E.D) – Este documento é necessário para que o pacote possa sair do país de origem.
• Número de identificação fiscal de ambas as partes – o exportador e o destinatário. Esse número é obtido após o registro no Registro de Operadores Intracomunitários (ROI) e permite a isenção do IVA para ambos. Se desejar obter mais informações sobre este número, as suas regras e tarifas, clique aqui.
• Tarifa integrada das Comunidades Européias ou códigos TARIC – determinam a classificação de tarifa de cada mercadoria. Se desejar verificar estas tarifas, clique aqui para obter mais informações.

Transações não intracomunitárias (fora da UE)

• Fatura comercial ou proforma – documentos aduaneiros necessários.
• Origem das mercadorias – local de fabricação.
• Meios de transporte – avião, barco, caminhão, etc.
• Códigos Incoterms – são códigos comerciais internacionais para especificar termos e condições da entrega. (não é obrigatório)
• A Declaração de exportação do remetente (S.E.D) é necessária para que o pacote possa sair do país de origem.
• Tarifa integrada das Comunidades Europeias ou códigos TARIC – determinam a classificação de tarifas de cada mercadoria (recomendado também para procedimentos não intracomunitários).
• Documento de declaração aduaneira CN22 ou CN23 – declaração aduaneira para exportação, que é usada quando o valor estiver acima de 300 SDR (Special Drawing Right ou Direito de Saque Especial). Na Shiptimize, fornecemos estes documentos automaticamente quando imprime a etiqueta de envio.
• Documento de declaração aduaneira CP71 – nota de expedição para exportação, que contém informações importantes como o endereço do destinatário, data de entrega ou assinatura do destinatário. Pode ser usado individualmente ou combinado com a documentação alfandegária CN23 no conjunto CP72.
• Solicitação DUA de exportação (DCAF) [Pedido de exportação DUA] – como mencionado acima, este é um documento aduaneiro necessário também para remessas internacionais para fora da UE.

Estes são os princípios básicos de que precisa para não gastar mais tempo do que o necessário ao gerir as suas remessas e evitar algumas dores de cabeça. Pode parecer difícil, mas depois de fazer este processo algumas vezes, vai acabar por se acostumar. E se não, não se preocupe, podemos ajudá-lo. Ligue-nos, podemos tentar sanar as suas dúvidas sobre a documentação aduaneira.

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Descarregue a lista completa com explicação aqui.

Descarregue a lista simples aqui.